HISTORIA
Las jóvenes Anibelkys y Rosa Elena nacen en una familia involucrada en los negocios. Desde temprana edad empiezan a trabajar con sus padres. Al pasar el tiempo decidieron independizarse, siguiendo los pasos de sus padres y establecer su propia empresa ROSANNY S.A.
ROSANNY S.A. es una empresa dominicana que inicia sus funciones a partir del año 2005, con un capital de RD$700,000.00, con el fin de seguir llenando las expectativas en todos los hogares dominicanos, con artículos de primera como son: muebles, comedores, vitrinas, puertas, ventanas, escaleras, gabinetes, entre otros, siendo estos elaborados con la mayor calidad y dedicación posible.
LA EMPRESA ROSANNY S.A de acuerdo a la actividad es una empresa industrial que pertenece al sector secundario, ya que se dedica a transformar la materia prima en productos terminados. Es una mediana empresa porque cuenta con quince (15) empleados.
LA EMPRESA ROSANNY S.A. se encuentra ubicada en la avenida Hispanoamérica # 685.
MISIÓN
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ofreciéndoles productos de alta calidad, rapidez en la entrega y con atenciones de primera.
VISIÓN
Liderar el mercado nacional de muebles, convirtiendo nuestros productos en número uno en la preferencia de nuestros clientes.
ORGANIGRAMA
Un organigrama es una forma gráfica y descriptiva de representación en que se divide una institución con indicación precisa de las relaciones jerárquicas que existen entre unos y otros.
Son de gran importancia en las empresas, ya que aportan una división general de la estructura de la organización.
OBJETIVOS
1 Ofrecer una visión general de la estructura organizativa de la institución.
2 Identificar las relaciones de jerarquía existentes entre los principales órganos de la empresa.
3 Ofrecer elementos de juicio para identificar duplicaciones y dispersiones de funciones
TIPOS DE ORGANIGRAMA
Organigramas Estructurales
Pretenden graficar los órganos que conforman la institución, así como sus relaciones de jerarquía y dependencia. Estos suelen ser los más comunes tanto en la administración pública como empresas privadas.
Organigrama Funcional
Se fundamenta en los principios del mismo diseño que el estructural, señalando además las funciones principales puestos o cargos de los órganos representados.
Organigrama de Integración de Puestos, Plazas y Unidades
Este sirve de base para estudios de recursos humanos, clasificación de puestos, remuneraciones y de organización, señala dentro del marco de cada unidad orgánica, los distintos puestos creados para el desarrollo de las funciones encomendados. Puede indicar además el número de plazas existentes o requeridas y los nombres de las personas titulares de las mismas.
Organigramas Generales
Estos se caracterizan por representar solamente los órganos principales de la institución y sus interrelaciones básicas.
Organigramas Específicos
Estos ofrecen mayor información y detalle acerca de determinados aspectos de la organización de un departamento o área de trabajo.
Organigrama Vertical
Consiste en colocar todos los puestos en casilleros, apareciendo el puesto de más alto nivel en la cúspide y los demás puestos en orden descendente. Conectan los puestos por líneas continuas para mostrar autoridad de línea y emplean líneas punteadas para indicar autoridad funcional.
Organigrama Horizontal
Esta modalidad representa las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando al órgano superior al extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas horizontalmente.
Organigrama Circular
Este es diseñado en base a círculos concéntricos definidos, los cuales en función de su cercanía al centro, expresan la jerarquía de las unidades que conforman la organización.
Organigrama Escalar
Constituye una sucesión ordenada de los distintos segmentos de la organización a manera de escalones o peldaños, mediante líneas continuas sobre las cuales es asentado el nombre de los principales departamentos de la empresa o institución.
A CONTINUACION SE PRESENTA UN ORGANIGRAMA VERTICAL DE LA EMPRESA ROSANNY S.A.
LOS SISTEMAS CONTABLES
Un sistema constituye un conjunto de elementos, actividades y componentes relacionados entre sí que funciona a través de un orden lógico para lograr un objetivo común.
La implementación de sistemas favorece a las organizaciones ya que las operaciones se dinamizan reduciendo considerablemente los costos. Además, se incrementan los beneficios futuros de la empresa.
Importancia
Por pequeño o simple que sea el negocio, debe tener un sistema que le proporcione eficientes y confiables informaciones, a medida que avanza, se torna más complejo. El sistema y el gerente se encuentran cada vez más dependientes éste ayuda en cuanto a la recopilación de comprobantes para mantener informada la dirección para ayudar a planificar y controlar.
OBJETIVOS DE UN SISTEMA CONTABLE
1 Recopilación de datos a través de libros y comprobantes.
2 Mejorar el control interno para incrementar la confiabilidad de la información contable.
3 Producir informes a la gerencia sobre el resultado de las operaciones para poder tomar decisiones posteriores.
Objetivos
Los objetivos generales de la actividad de sistema son las siguientes:
1 Mejorar las informaciones proporcionadas por el sistema, en calidad, oportunidad y presentación.
2 Mejorar el control interno para incrementar la confiabilidad en las informaciones contables y mover registros completos para control y protección de los activos de la empresa.
3 Disminuir el costo del manejo de los registros contables.
Los objetivos que debe lograr un sistema contable son los siguientes:
A). Asegurar la integridad de los datos.
B). Presentar la información financiera en forma confiable.
C). Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
D). Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
VENTAJAS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE EN UNA EMPRESA
El diseño e implantación de un sistema contable independientemente del tipo de sistema y a la empresa que se le aplique, debe tener pasos a requerir en los procedimientos contables para el buen desenvolvimiento de sus operaciones financieras.
Entre las ventajas que se obtienen al diseñar e implantar un sistema, podemos citar:
2 Aporta procedimientos necesarios para proteger el patrimonio de la empresa.
3 Permite al administrador, gerente o empresario, conocer cual es la situación financiera de la empresa en un momento determinado, así como los resultados que se obtengan de las operaciones que realiza dicha empresa.
CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS
SISTEMA CONTABLE:
Es un conjunto de procedimientos que se utilizan para desarrollar las actividades que realiza una empresa en el ámbito de la contabilidad.
SISTEMA COMPUTARIZADO:
Con el desarrollo de nuevas tecnologías a través de los años, se han implementado con éxito los Sistemas Computarizados, que sirven de soporte importante a la Contabilidad para lograr resultados más eficientes. Con los sistemas computarizados:
1 Se agilizan los procesos, ya que el contador sólo tiene que introducir la información al computador de manera sencilla (generalmente se utilizan códigos), y el computador procesa la información, la almacena y genera reportes de la misma cuando se demanda.
2 Reducen sustancialmente los errores aritméticos, ya que la probabilidad de errores de cálculos de estos sistemas es muy mínima.
SISTEMA DE PRODUCCIÓN:
Es aquel que se encarga de la organización y puesta en marcha de todas las operaciones que desarrollan el proceso productivo de una empresa manufacturera o la prestación de servicios, en el caso de una empresa de servicios. Sus funciones son: planificación de la producción, planificación de la materia prima y el control de la producción.
SISTEMA DE VENTAS:
Está basado en la comercialización de los productos terminados de la empresa, cubriendo las funciones de: facturación, cobranzas, manejo de los canales de distribución y mercadeo.
SISTEMA DE COMPRAS:
A través de este sistema la empresa maneja sus necesidades de abastecimiento de materia prima y demás suministros utilizados en el proceso productivo y en las actividades administrativas.
Como funciones principales tiene:
1 Emisión y aprobación de las órdenes de compras.
2 Control de la mercancía recibida.
3 Registro de los proveedores.
4 Análisis de las compras realizadas, entre otros.
SISTEMA DE COSTOS:
Constituye un medio de control de la producción. Está compuesto por un conjunto de elementos reales o formales que operan en el tiempo con la finalidad de alcanzar objetivos establecidos a través de cálculos matemáticos y otros requerimientos.
Este sistema está compuesto por:
a) Materiales:
Principales recursos que se utilizan en la producción, los cuales son transformados en bienes terminados.
b) Mano de obra:
Esfuerzo físico y mental ejercido por los obreros en la elaboración del producto.
c) Costos Indirectos de Fabricación (CIF):
Compuesto por aquellos materiales tangibles e intangibles y los servicios que intervienen indirectamente en la producción y terminación del producto.
De acuerdo a la naturaleza del proceso productivo los sistemas de costos pueden ser clasificados en:
1) Costos por órdenes específicas:
Se lleva a cabo cuando una empresa manufactura elabora un solo producto de acuerdo Con los requerimientos y especificaciones del cliente.
En la empresa ROSANNY S.A. es el tipo de costo que se llevará cabo ya que nuestra empresa sólo trabajará con maderas y lo que conlleva terminar la producción de muebles.
2) Sistema de costos por procesos:
Es el adecuado cuando la empresa produce artículos homogéneos en grandes cantidades. Este costo se determina dividiendo el costo total acumulado en la cuenta de productos en proceso entre la cantidad de unidades procesadas.
3) Sistemas de inventario:
Este sistema presenta la suma total de materiales, mercancías terminadas, suministros. En este sistema se puede implantar las funciones de: Registro de productos, definición de grupos de productos, ingresos de costos de facturas y otros costos, control sobre el movimiento de la mercancía y controles sobre devoluciones.
Los sistemas de inventario pueden ser:
a) Sistema de inventario perpetuo:
En este sistema el costo de la mercancía adquirida se suma a una cuenta de inventario; cuando se registren ventas, su costo se transfiere del inventario a una cuenta de costo de la mercancía vendida, mostrando de esta forma la mercancía existente en todo momento.
En la empresa ROSANNY S.A. se utilizará este sistema de inventario, ya que el mismo proporciona información para la compra y planificación de la producción, permitiendo así controlar los altos costos que se desprenden de un inventario excesivo y minimiza los riesgos de quedar sin existencias.
b) Sistema de inventario periódico:
En este caso la mercancía adquirida se registra en la cuenta de compras y al final de cada período contable se emplea un asiento de ajuste para registrar el costo de ventas.
PARA LA VALUACIÓN DEL INVENTARIO EXISTEN VARIOS MÉTODOS, QUE SON:
a) Método de identificación específica:
Si las unidades en el inventario final pueden identificarse como provenientes de compras específicas, pueden ser valuados con la facturación correspondiente.
b) Método de promedio ponderado:
Aquí se calcula el costo promedio dividiendo el total del costo de las mercancías disponibles para la venta por el número de unidades disponibles para la venta.
c) Método primero en entrar primero en salir (PEPS):
Basado en la idea de que la primera mercancía en entrar fue la primera en venderse.
d) Método último en entrar primeros en salir (UEPS):
Son vendidas primero las mercancías adquiridas más reciente.
En nuestra empresa ROSANNY S.A. Este es el método que se usará las mercancías que entran de último serán las primeras en salir.
LOS ACTIVOS FIJOS
Constituyen los bienes materiales de gran valor de la empresa que permiten desarrollar las labores de trabajo proporcionando la infraestructura y los equipos necesarios para ello. El manejo de los activos fijos conlleva a:
1 Clasificación y registro de los mismos.
2 Cálculo de la depreciación correspondiente.
3 Control de los activos fijos en proceso de construcción.
4 Manejo de requisiciones y retiros de activos fijos.
5 Análisis de activos en general.
LA DEPRECIACIÓN
La condición de depreciación viene dada por las amortizaciones que experimentan los activos fijos por desgaste, agotamiento y antigüedad, así como también las pérdidas por desuso, como consecuencia de la explotación. Los métodos de depreciación más utilizados son:
a) Método de línea recta: Se calcula restando al valor del activo su valor residual, y esta diferencia se divide entre su vida útil estimada.
b) Método de la suma de años dígitos: Se calcula sumando los años de vida de un activo convirtiéndose tal suma en el denominador común de las fracciones utilizadas para distribuir la depreciación Total a los períodos de vida útil del activo.
d) Método del por ciento fijo aplicable al costo depreciable: Aquí la depreciación se determina aplicando el por ciento asignado a los costos depreciables.
En ROSANNY, S.A. Se utilizará el método del por ciento fijo aplicable al costo depreciables, según los por cientos asignados por categorías presentados por la Ley 11-92, Art.18 (Rep. Dom.).
a) Categoría I: Edificaciones y los componentes estructurales de las mismas, con un 5% aplicable.
b) Categoría II: Automóviles, camiones livianos, equipos y muebles de oficina, computadoras, se les aplica un 25%.
d) Categoría III: Cualquier otra propiedad depreciable se le aplica un 15%.
CATÁLOGO DE CUENTAS
Un catálogo de cuentas es la ordenación sistemática de todas las cuentas a usarse en una empresa específica, el cual proporciona los números o códigos y los nombres de cada una de ellas. Puede definirse también como la organización uniforme de las cuentas que afectan el desarrollo de la empresa, es decir, el plan de cuentas con el código asignado a cada una para su clasificación e identificación.
CLASIFICACIÓN DEL CATÁLOGO DE CUENTAS
a) Por Grupo:
- Cuenta de Balance: Dentro de las cuales se encuentran las cuentas de activo, pasivo y capital.
- Cuentas de Resultado: Dentro de los cuales se encuentran las cuentas de ingresos, costos y gastos.
b) Por Objetivo: Se refiere a la naturaleza de cada cuenta.
c) Por sus Funciones: Se refiere a las funciones que dichas cuentas desempeñan en el negocio con el fin de establecer responsabilidades.
d) Por Departamento: Establece la determinación de responsabilidad departamental, las cuales llevan el título que indica su naturaleza, contenido y se agrupan dentro de departamento en que se origina.
Objetivos del Catálogo de Cuentas
La implementación de un catálogo de cuentas persigue los objetivos siguientes:
1 Evitar errores de aplicación en aquellas cuentas que tienen o pueden tener movimientos semejantes.
2 Servir de estructura para el manejo, análisis y comparaciones posteriores.
3 Disminuir el costo del manejo de los registros.
4 Servir de base para la preparación de los Estados Financieros.
5 Mejorar la información proporcionada por el sistema contable en calidad, preparación y oportunidad.
6 Facilitar el trabajo de contabilidad.
7 Generar información óptima relevante.
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS DEL CATÁLOGO QUE SE USARAN EN LA EMPRESA ROSANNY S.A.
El primer dígito nos indica el grupo a la cuenta que pertenece, es decir: activo, pasivo, capital, etc.
Ejemplo: 1 Activos
2 Pasivos
El segundo dígito indica la clase dentro del grupo, es decir: cuentas corrientes, a largo plazo, etc.
Ejemplo: 1. Activos
11. Activos Corrientes
2. Pasivos
21. Pasivos Corrientes
El tercer dígito indica el nombre de la cuenta:
Ejemplo: 1. Activos
11. Activos Corrientes
111. Efectivo en Caja y Bancos
2. Pasivos
21. Pasivos Corrientes
211. Cuentas por pagar
A partir de estos se usarán números decimales para las cuentas auxiliares.
De está manera las cuentas estarán agrupadas del 1 al 7.
1) Cuentas de Activos
2) Cuentas de Pasivos
3) Cuentas de Capital
4) Cuentas de Ingresos
5) Cuentas de Costos
6) Cuentas de Gastos
7) Cuentas de Resumen
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Este contiene en forma sistemática y ordenada las informaciones acerca de la fábrica de muebles, el cual incluye las instrucciones y procedimientos que deben usarse en las diferentes cuentas del catálogo.
Cuentas de Activos:
Son recursos económicos propiedad de una empresa y se espera que beneficien en operaciones futuras.
Estos son: efectivo en caja y bancos, las cuentas y documentos por cobrar, los inventarios, mobiliarios y equipos, edificios, entre otros. En fin, todos los bienes y valores que posee la empresa y sobre los cuales tiene derecho legal.
Activos Corrientes:
Se usa para designar el efectivo y otros activos o recursos comúnmente identificados como aquellos que razonablemente se esperan serán convertidos en efectivo y vendidos o consumidos durante el ciclo normal de operación del negocio.
Efectivo en Caja y Bancos:
Compuesto por el dinero efectivo en caja y bancos con que cuenta la empresa. Se adeuda cuando se registra un ingreso, ya sea en cheque o en efectivo. Se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o en efectivo.
Caja General:
Saldo por la entrada y salida de efectivo. Es de origen deudor. Se debita por la entrada de dinero en efectivo, Se acredita por la salida de dinero en efectivo.
Caja Chica:
Efectivo asignado a un fondo especial para gastos menores. Se debita con la apertura del fondo o aumento del mismo. Se acredita con la disminución o liquidación del mismo.
Banco de reservas:
Saldo por el importe total del efectivo existente, es de origen deudor. Se debita, por los depósitos y notas de créditos recibida, Se acredita por el cheque girado contra el Banco y la nota de débito.
Nota: Todas las demás auxiliares tienen el mismo tratamiento.
Cuentas por Cobrar:
Compuesta por los valores adeudados por los clientes, funcionarios, empleados, etc., ya sea por venta a crédito, préstamos otorgados, entre otras operaciones.
Cuentas por Cobrar Clientes:
Compuesta por los saldos de facturas y notas de cargo a clientes pendientes de cobros. Se debita por el valor de la factura por venta a crédito hechas a clientes, así como de notas de débito emitidos por la empresa con cargo a cliente. Se acredita por el valor del recibo de caja y notas de crédito emitidas.
Cuentas por cobrar Funcionarios:
Saldo facturas, notas de cargo y préstamos a funcionarios pendientes cobros. Se debita, Por el valor de la factura por venta a crédito hechas a los funcionarios, así como de nota de débito emitida por la empresa con cargo a funcionarios. Se acredita, por el valor de recibo de caja por factura y notas de crédito.
Provisiones para Cuentas Dudosas:
Esta provisión se crea para aquellas cuentas por cobrar consideradas dudosas. Se debita para eliminar la cuenta. Se acredita para crear la provisión.
Inventarios:
Constituido por el valor de la mercancía en existencia.
Inventario de Productos Terminados:
Constituye aquella mercancía disponible para la venta. Se debita cuando se realizan transferencias de productos provenientes del inventario de productos en proceso.
Inventario de Productos en Proceso:
Son los artículos que se encuentran en proceso de manufactura, los cuales contienen parte o totalidad de los materiales requeridos para su producción, así como mano de obra, pero aún no se han terminado.
Se debita cuando se inicia el proceso. Se acredita cuando se transfiere la mercancía al inventario de productos terminados.
Inventario de Materia Prima:
Representa el importe de mercancía destinada para la producción. Se debita por la compra de materiales. Se acredita por el consumo.
Anticipos:
Importes no vencidos o consumidos, ya sea de materiales o servicios pagados por adelantado.
Inversiones:
Consiste en la adquisición de valores (acciones, cédulas hipotecarias, entre otros), bienes muebles e inmuebles con fines de obtener una renta periódica.
Terrenos:
Valor de los terrenos propiedad de la empresa y representa el costo de adquisición del mismo. Se debita con la compra y gastos en que se ha incurrido para nivelaciones, planos, etc. Se acredita por la venta total o parcial, cesión, permuta o donación de los mismos.
Edificio:
Valor de compra o de la construcción de la edificación. Se debita por la compra o construcción y cualquier derogación adicional hasta poner el edificio en las condiciones adecuadas para el uso de la empresa. Se acredita por la venta, traspaso o destrucción total o parcial.
Depreciación Acumulada Edificios:
Total de depreciación que ha estimado a esta partida en un momento determinado. Se debita por la venta o traspaso, destrucción total o parcial de la edificación; Se acredita al registrar periódicamente la depreciación correspondiente.
Mobiliarios y Equipos de fábricas:
Saldo por el importe de maquinaria y equipos de fábrica adquiridos para la fabricación del producto. Se debita por el valor pagado por estos activos y cualquier erogación adicional hasta poner la máquina en condiciones de uso para la empresa, se acredita por venta o por la pérdida del activo.
Dep. Acum. De Mobiliarios y Eq.de Fab:
Saldo total de depreciación que se ha estimado a esta partida en un momento determinado.Débito: Por Venta, Traspaso, destrucción parcial o total de la maquinaria o equipo de fábrica, Crédito: Al registrar periódicamente la depreciación correspondiente.
Mobiliarios y Equipo de oficinas:
Saldo por el importe de mobiliario y enseres de oficina adquiridos para uso de la empresa. Débito por el valor pagado por la compra de estos activos, Crédito por el retiro o pérdida de la partida en un momento determinado.
Dep. Acum. De Mobiliarios y Eq. De Ofic.:
Saldo: Total de depreciación que se ha estimado a esta partida en un momento determinado. Débito: Por Venta, Traspaso, destrucción parcial o total del mobiliario y equipo de oficina. Crédito: Al registrar periódicamente la deprecación correspondiente.
Cargos Diferidos:
Son erogaciones hechas en un momento determinado, y sus efectos nos darán beneficios para el ejercicio futuro, su vencimiento abarca más de un período contable.
Fianza y Depósitos:
Saldo, Valor entregado por concepto de depósitos recuperables por servicios que debe recibir la empresa y fianza exigidas por terceros. Débitos: Por importes pagados, Crédito: Al recuperar los valores entregados como fianza y depósito.
Pasivos:
Son todas las erogaciones contraídas por la empresa a corto, mediano o largo plazo en que incurre la empresa con terceros.
Pasivos Corrientes:
Son obligaciones que han de cumplirse dentro de un período de operación relativamente corto. Se debita por la cancelación total o parcial. Se acredita cuando se contrae la deuda.
Sobregiros Bancarios:
Es cuando la compañía gira un cheque y no tiene el total de fondo disponible para el pago de este. Débito: Para ajustar saldos negativos en cuenta bancaria. Crédito: Cuando se ajusta la cuenta del banco a un saldo positivo.
Préstamos por Pagar a Corto Plazo:
Compromisos representados por letras, pagaré y otros, que esperan pagarse en un período menor de doce meses.
Porción Corriente de la Deuda a Largo Plazo:
Porción que vence dentro de un año o menos de una deuda a largo plazo. Se debita al ser pagado el compromiso; Se acredita por la reclasificación de la deuda a largo plazo con vencimiento a corto plazo.
Retenciones por pagar:
Importe a pagar a diversas instituciones como son: Dirección General de Impuestos Internos (Impuesto sobre la renta por pagar), Compañía de seguros (Seguros), entre otros.
Cuentas por Pagar:
Saldo Compromiso por productos o servicios adquiridos y créditos pendientes de pago. Débito: Cuando se liquida el compromiso. Crédito: Al contraerse la deuda.
Nota: Todas las demás de este tipo tienen el mismo tratamiento.
Impuestos sobre la Renta por Pagar:
Saldo: Importe a pagar a la Dilección General de Impuestos Internos sobre la renta en base a los beneficios imponibles del ejercicio .Débito: Al hacerse el pago del compromiso. Crédito: Al registrarse la liquidación de los impuestos del año (ley 11-92)
Dividendos Declarados por Pagar:
Saldo, Compromisos con los accionistas por repartición de beneficios. Débito: Al pagarse los dividendos a los accionistas. Crédito: Al registrarse el compromiso de pago.
ITBIS por Pagar:
Saldo, ITBIS pendiente de liquidar al colector de Rentas Internas. Débito: Por el ITBIS adelantado en compras y por el pago al Colector de Rentas Internas. Crédito: Por el ITBIS cobrado en ventas.
Bonificaciones Por Pagar:
Saldo, Monto neto del valor a pagar a empleados y funcionarios, por conceptos de participación en los beneficios de la empresa. Débito: Cuando se liquida el compromiso.
Crédito: Al contraerse la deuda.
Acumulaciones por Pagar:
Saldo, Compromiso por pagar originario en deducciones de las nominas de los empleados. Las cuales deben pagarse a otras instituciones. (Seguro Social, DGII) y por acumulación (regalía pascual, prestaciones…). Débito: Al hacerse el pago a la institución correspondiente o al beneficiario. Crédito: Al registrarse las nóminas y las provisiones mensuales.
Pasivos a Largo Plazo:
Son obligaciones contraídas por la empresa cuyo vencimiento será mayor de un año.
Préstamos por Pagar a Largo Plazo:
Saldo, Compromisos representados en documentos que deberán ser pagados a un plazo mayor de 12 meses. Débito: al efectuarse la liquidación por la totalidad o parte de la deuda o por reclasificación parcial o total del compromiso a largo plazo con vencimiento dentro de un año posterior a la fecha de los estados financieros. Crédito: al contraerse el compromiso en cuyas condiciones de pago se indica que el plazo es de más de un año.
Capital:
Es el aporte que hace el propietario o los propietarios de un negocio para aumentar o incrementar sus operaciones, el cual se invierte en la adquisición de activos para el funcionamiento de dicho negocio.
Capital Suscrito y Pagado:
Importe de las suscripciones de acciones a una fecha determinada. Se debita al recibirse el pago de la suscripción y se acredita al recibirse la suscripción de parte de terceros.
Utilidad No Distribuida:
Corresponde a aquellas utilidades que están siendo reservadas período tras período pero que en cualquier momento pueden ser utilizadas, ya sea para el pago de dividendos o para la administración de la empresa.
Reserva Legal:
Representa el importe acumulado por reservas sucesivas del 5% sobre las utilidades. Se debita para liquidarlo cuando se hayan acumulado valores superiores al 10% establecido por la ley; Se acredita por el 5% de los beneficios anuales obtenidos por la compañía en sus operaciones hasta alcanzar el 10% del capital pagado.
Ingresos:
El resultado de las transacciones propiedad de la empresa, dependiendo del tipo de actividad a la que se dedique que tienda a aumentar el capital de la empresa, excepto a aquellos aumentos directos al capital.
Ingresos Operacionales:
Son los ingresos que tiene la compañía por sus actividades normales.
Ventas al Contado y Ventas a Crédito:
Constituye el importe de ventas al contado o ventas a crédito, según corresponda, del ejercicio corriente de la empresa.
Devoluciones sobre ventas:
Importe de las devoluciones del ejercicio corriente. Se debita por las devoluciones de productos; Se acredita al término del período contra la cuenta de resumen de ganancias o pérdidas.
Descuentos sobre Ventas:
Importe de los descuentos aplicados a las ventas. Se debita por las rebajas o descuentos autorizados; Se acredita a la fecha de cierre.
Costos:
Valor en que se ha incurrido para la obtención de bienes y servicios que serán vendidos u ofrecidos por la empresa.
Materia Prima:
Está compuesta por los insumos o materiales utilizados para fabricar los productos. Se debita cuando se calcula el costo de la producción de los artículos vendidos por la suma de los materiales directos usados en la elaboración del producto; Se acredita para eliminar el balance final del período contable y en caso de devolución de material del almacén.
Mano de Obra Directa:
Es el costo aplicado a la producción por el esfuerzo (trabajo) que de manera directa ejercen los empleados en la fabricación de los productos que servirán para las ventas de la compañía. Se debita por la suma de horas normales de trabajo. Se acredita para eliminar el balance final del período contable.
Costos Indirectos de Fabricación:
Son aquellos costos incurridos en el proceso productivo que intervienen de una manera indirecta, están compuestos por materiales indirectos, mano de obra indirecta y otros gastos indirectos de fabricación.
Gastos:
Se consideran como gastos las erogaciones de dinero hechas para comprar y dar mantenimiento y/o reparación, por uso, desuso y mal uso de equipos, o los intereses que se pagan por préstamos para el desarrollo de la compañía.
Gastos Operacionales:
Muestra los gastos en que incurre la empresa por la realización de las operaciones propias del negocio. Se acumulan a través de las cuentas de gastos de ventas, generales y administrativos, y financieros. Se debita por el importe de las erogaciones afectadas. Se acredita por la cancelación de la cuenta al final del período.
Gastos de Ventas:
Comprende los gastos en que se incurre por el concepto de ventas realizadas durante el período.
Gastos de Administración:
Presenta todos los gastos incurridos durante el período por las operaciones normales de la empresa.
Gastos Financieros:
Refleja los gastos que tienen la empresa por las obligaciones contraídas con instituciones financieras, bancos comerciales, etc.
REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD
El contador debe analizar que tipo de libros y registros se están utilizando para determinar si son adecuados, y si llenan los requisitos de la empresa.
Esos libros de entrada original y de entrada secundaria:
De Entrada Original:
1 Diario General
2 Diario de Ventas
3 Diario de Compras
4 Diario de Ingresos de Cajas
5 Diario de Egresos
6 Diario de Cheques
De Entrada Secundaria:
1 Mayor General
2 Mayor de Cuentas por Cobrar
3 Diarios Cuentas por Pagar
4 Diario de Inventarios
5 Mayor Activos Fijos
6 Diario de Accionistas
Uso de Cada Libro y Registro:
Diario General
Se utilizan para registrar las transacciones que ya han sido clasificadas y resumidas, está incluye todas las operaciones de naturaleza general, es decir, aquellas que no ameritan un diario especial.
Diario de Ventas
Este se utiliza para registrar las ventas diarias, tanto a crédito como al contado.
Diario de Ingresos
En este se hacen los asientos de todas las entradas de efectivo, ya sea cuenta por cobrar o ventas al contado.
Diario de Egresos
En este diario se hacen los asientos o registros de todas las salidas de efectivo de la compañía.
Diario de Compras
Aquí se registran las compras diarias, tanto a crédito como al contado.
Diario de Cheques
Es donde se registran cada uno de los cheques que gira la empresa en favor de un empleado o un tercero.
Mayor General
Es donde se registran todas las transacciones de la empresa en su cuenta correspondiente.
Mayor de Cuentas por Cobrar
Es donde se registran las ventas a crédito.
Mayor de Cuenta por Pagar
Es donde se registran todas las deudas contraídas en el ejercicio de las transacciones.
Mayor de Inventarios
Es donde se registran todas las transacciones relacionadas con el inventario, ya sea entrada o salida de mercancía.
Mayor Activos Fijos
Aquí se anotan las transacciones correspondientes a los activos fijos.
Diario de Acciones:
Se registran todas las transacciones en las que intervienen los accionistas.
LOS FORMULARIOS
Los formularios constituyen la documentación básica para el registro de las operaciones. Dentro de las principales reglas para su uso se encuentran:
1 Su modelo debe ser claro y sencillo.
2 Deben estar pre numerados de imprenta (en el caso de los formularios manuales) o de sistema (cuando son generados por computador).
3 Deben contener espacios para las firmas de las personas que llenan o autorizan los mismos, con el objeto de definir las responsabilidades.
4 Un mismo empleado no debe validar formularios que por razones de control interno sean incompatibles.
5 Las copias deben ser hechas y distribuidas sólo a aquellos departamentos que manejan y procesan las informaciones que contienen.
Facturas de Ventas al Contado y Ventas a Crédito:
Se origina en el departamento de contabilidad en la sección de facturación, debe llevar las iniciales del departamento que las hace, se utilice para todas las ventas al contado. En ella se detallará la cantidad de productos, precios, el comprador, las advertencias.
Este formulario será utilizado para las ventas a crédito, en el mismo se detallan: cantidad de unidades, precio unitario y total, condiciones, numero de orden, conduce y advertencias. Estará previamente enumerado y se preparará en original y tres copias; original para cobros, una copia para el cliente, una para contabilidad y la otra para el talonario.
Solicitud de Cheques
Esta se solicita con la finalidad de expedir dinero, ya sea para pagar una cuenta pendiente, pago de la nómina, etc. Este formulario se usa para aprobar y autorizar todo pago que haga la empresa para cumplir con sus obligaciones dentro del periodo productivo. Debe ser preparado un original para el departamento que lo realiza el pago y el duplicado para archivo.
Nota de Crédito
Se origina en la sección de cuentas por cobrar y se usa para comunicar al cliente que ha hecho un abono a su cuenta, ya sea por devolución, descuentos, o algún dinero pagado extra. Se imprime con un original y tres copias, original al cliente, copia anexa a la factura del cliente, que pertenece al departamento de cuentas por cobrar; una copia es enviada al auxiliar de cuentas por cobrar, una para su asiento en el mayor de cuentas por cobrar y otra se deja en el talonario.
Nota de Débito
Se origina en el departamento de contabilidad, sección de cuentas por cobrar y se usa para comunicar al cliente algún error en el pago de su cuenta, ya sea que se ha pagado de menos, se le haya hecho algún descuento no correspondiente o alguna factura a precio menor que el real. Se prepare un original y tres copias; original al cliente, duplicado a cuenta por cobrar, para archivarla en las demás facturas de dicho cliente, y la del talonario.
Comprobante de Caja Chica
Este formulario se utiliza para realizar pagos menores, en el mismo, se hará constar el concepto del pago, a quien se le paga y deberá estar aprobado por un funcionario de la empresa. Se prepare un original y una copia, para la reposición de la misma y una para contabilidad y una copia para archivos.
Orden de Despacho
Tiene su origen en el servicio de ventas y es utilizada para acompañar la orden de pedido del cliente, luego se envía al almacén de existencia donde se procede a preparar el pedido.
Orden de Compra
Se origina en el departamento de compra, es preparada por el encargado de compras luego de recibir y deciden sobre las cotizaciones solicitadas. Por medio de este formulario se le hacen pedidos a los proveedores; este formulario debe estar Pre-numerado, el impreso original se le envía al proveedor, el duplicado al departamento solicitante, el triplicado va a contabilidad a la sección de cuentas por pagar, una copia al departamento de recepción de materiales y la otra se deja en el archivo cronológico del departamento de compras.
Tarjeta de Control de Inventario
Esta tarjeta es utilizada en contabilidad para mantener registros individuales de cada tipo de productos. Muestra la cantidad que se recibirá en almacén, las que se despachan y las que quedan en existencia.
Además muestra los costos de adquisición unitarios y los valores totales de las entradas y balance de cada producto. Esta tarjeta se prepara original solamente.
Comprobantes de Diario
Se origina en contabilidad, es usado para registrar en el diario general el resumen mensual de todas las operaciones efectuadas en la empresa.
Este formulario lleva anexos, los comprobantes. Después de usado se archiva en los departamentos de auditoria interna.
Formulario de Cotizaciones
La cotización es preparada por el Departamento de Ventas cuando la empresa ofrece un producto determinado a un precio dado, el cual se establece por un periodo dado.
Nóminas
Se preparan con una periodicidad semanal. Quincenal o mensual. Aquí se calculan los sueldos brutos, las deducciones y finalmente el sueldo neto.
Hoja de Costos de Producción
Especifica el cliente, producto, referencia, cantidad, número de cliente, numero de la orden, fecha de inicio, fecha final y por quien fue aprobada. También detalla los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación aplicados, como también los costos totales acumulados.
A través de este formulario se solicitan los materiales que se utilizaran en la producción. Debe estar firmado por la persona que recibe la mercancía y por la que la despacha. Este formulario es de uso interno de la compañía.
Orden de Producción
Este formulario se debe presentar de manera individual al departamento de Contabilidad, como al de Producción y detallar en él el tiempo de elaboración, observaciones, fecha y por quien es recibido.
Cheque
Es el instrumento de pago por excelencia utilizado para cumplir con las obligaciones de la empresa; este debe detallar el concepto correspondiente, se hará un original para el beneficiario y una copia para el departamento de contabilidad.
Hoja Diaria de Caja
En este formulario se detalla el total de ingresos del día y los conceptos por los cuales se recibieron.
Informe de Recepción
Es realizado por el departamento de recepción en el se verifican la cantidad de mercancía recibida, el costo de las mismas y las condiciones a las que están sujetas.
Comprobante de Reposición de Caja Chica
Se realiza al reponer el fondo de caja chica, éste contendrá, en detalle y por su orden numérico todos los comprobantes de caja chica. Se preparará un comprobante para el departamento que realice el pago y la copia para el archivo.
Giros Entregados para fines de Cobros
Es un formulario preparado, para hacer un reporte de las diferentes cuentas por cobrar, se entrega a la persona encargada de cobros.
Comprobante de Préstamos
Este es utilizado por la empresa internamente para tener constancia de los préstamos que solicitan los empleados.
De este formulario, el original se queda en cuentas por cobrar y la copia se entrega al empleado.
Arqueo de efectivo
Es el conteo de dinero disponible o recibido en el tiempo dado. Consiste en detallar cada una de las formas de pago recibidas, ya sea en efectivo o cheque.
Conduce
Este se usa en la entrega de mercancías, mediante algún medio de transporte que llevará al cliente el producto deseado.
Devoluciones de Materiales
Se utiliza para hacer devoluciones de materiales al almacén después de haber salido por requisición de materiales y no es utilizado en la producción.
De este formulario, el original va al departamento de contabilidad, el duplicado al almacén y el triplicado al tarjetero para debitar materiales devuelto.
ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros representan el producto final del desarrollo del ciclo contable, su función primordial es de servir como base para la elección de alternativas correctas. Reflejan una combinación de hechos registrados, convenciones contable y juicios y convenciones aplicados les afectan en grado sustancial y solo será razonables si se toman en cuenta los principios de contabilidad generalmente aceptados todos los procesos. Estos estados que preparan para su uso interno y externo.
Todos los Estados Financieros deben llevar o deben cumplir todos los registros para tener una buena información.
1) – Universalidad: Esto significa que la información que brinda debe ser clara y accesible, utilizando el efecto terminología comprensible y una estructura simple.
2) – Continuidad: Que la información que muestre se refiere a períodos regulares.
3) – Periodicidad: Que su elaboración se lleve a cabo en forma periódica, es decir, cada cierto tiempo.
4) – Oportunidad: Se refiere a que la información que consigna los Estados Financieros sea rendida oportunamente.
BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACION
Es aquel que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha dada o fija, consta de Activo, Pasivo y Capital Contable.
Clasificación del estado de situación:
Este estado comprende todos los recursos que posee un negocio denominado activo; todos los derechos llamados pasivos y finalmente, el aporte de los propietarios u accionista, que es el capital contable.
1 ACTIVOS: Este, en la mayoría de las empresas manufactureras se divide en:
A) Activos Corrientes o Circulantes
B) Activos Fijos
C) Otros Activos
1 ACTIVOS CORRIENTES O CIRCULANTES:
Este se compone de todos aquellas partidas que son efectivos o que se supone se convertirán en efectivo en el periodo contable. Las principales cuentas que integran estas reglas son: Efectivo en Caja y Banco, Cuentas por Cobrar o Documentos por Cobrar, Inventarios, Intereses por Cobrar, Gastos Anticipados, Etc.
1 ACTIVOS FIJOS:
Este se divide en Fijos Tangibles y Fijos Intangibles.
1 El Activo Fijo Tangible:
Son bienes de naturaleza relativamente permanente, que se emplea en las operaciones de las empresas y que no se adquieren con fin de ventas tales como:
Terreno (único Activo Fijo que no sufre depreciación), Edificios, Maquinarias y Equipos de Plantas, Mobiliarios y Equipos de Oficina, Equipos de Transporte, Etc. Los demás activos sufren depreciación. El orden cronológico de los activos fijos en el balance general depende de su vida útil estimada. Los activos de mayor vida útil estimada se anotan primero, en ocasiones, se clasifican de acuerdo a su importe.
1 Activo Fijo Intangible:
Este grupo se caracteriza porque no tiene sustancia física, esto es, se presume que son activos que no se pueden tocar, sino, que su importancia radica en los derechos o privilegios que les confieren a sus dueños.
1 OTROS ACTIVOS:
Se clasifican en el titulo las inversiones a largo plazo, terrenos para uso futuro y todas las partidas que no entran dentro de los grupos anteriores.
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES:
Esta compuesto por las obligaciones a corto plazo, con proveedores, y todas las cuentas y documentos por pagar dentro de un período normal de operaciones.
El pasivo corriente se cubre con el activo corriente de una compañía, se clasificara de acuerdo al orden de mayor exigibilidad. Como cuenta por pagar, documentos por pagar, acumulaciones por pagar, etc.
CAPITAL CONTABLE:
Esta compuesto por el capital social futuro del aporte de los accionistas, la utilidad no distribuida o acumulada, la reserva del capital y otras partidas.
CAPITAL SOCIAL:
Lo constituyen las aportaciones de los accionistas o socios sean estos en efectivo o en naturaleza.
ESTADO DE RESULTADO
Es aquel que muestra los resultados de operaciones de una entidad comercial por un período de tiempo determinado al termino del período comercial las cuentas nominales, o sea las de ingresos, costos y gastos deben ser cerradas contra su cuenta llamada “Resumen de Ganancias o Pérdidas” o simplemente “Ganancias o Pérdidas”.
Estas cuentas nominales reflejan un balance de cero al comienzo del próximo período comercial; la cuenta resultante del cierre de las cuentas nominales, es la de “Utilidad no distribuida”, que presenta su balance en la sección del capital contable del negocio. Si el balance resultante de la cuenta utilidad no distribuida es naturaleza crédito, esto no indica que ha alcanzado ganancias, por el contrario, el balance es de naturaleza debito, nos indica que hubo perdida, u en consecuencia, el capital se verá reducido en la misma proporción.
La presentación de estos estados tiene 2 modalidades:
a) Condensado:
Que indica solamente los totales globales ocurridos en las cuentas que registran ingresos y egresos. La diferencia entre una y otras será la utilidad o pérdida ocurrida en ese periodo. Esta presentación permite conocer rápidamente los conceptos que implica ingresos y egresos se recomienda la inclusión de porcentajes y el cierre de cifras, ya que facilitan su interpretación.
b) Analítica:
Presenta la información de una manera detallada o pormenorizada.
Pasos a explicar los renglones principales del Estado de Resultado o de Ganancias o Pérdidas.
1 VENTAS TOTALES.
Esta sección mostrara únicamente las ventajas logradas en el desarrollo de la actividad propia de la empresa, de tal suerte que no se incluirá ventas por otros conceptos en caso de existir llamados al capitulo de “Otros ingresos y Gastos”.
Es necesario que las ventas se presenten totales, a fin de indicar las evoluciones y rebajas habidas que ciertamente son un dato interesante para el lector, ya que el conocer su volumen y podrá evaluar entre otros, la actuación del departamento de venta, control de calidad, embargues y reporte.
1 COSTO DE PRODUCCION:
El costo de la mercancía vendidas durante el período o ejercicio al cual corresponden las ventas, por lo que es recomendable que se elabora por separado un estado que muestre su desarrollo y mostrar en el estado de resultado solamente el total del costo.
1 GASTOS DE VENTAS, ADM Y FINANCIEROS:
- GASTOS DE VENTA:
- GASTOS DE ADMINISTRACION:
- GASTOS FINANCIEROS:
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Se define de diferentes formas, de acuerdo con el criterio del contar que lo interpreta.
“Es el Estado que debe explicar los cambios producidos durante el período para el efectivo y las equivalentes de efectivo”
“Es el documento contable que prepara un contador público autorizado con el objetivo de proporcionar información sobre los ingresos y pagos hechos en efectivo por una empresa durante un período fiscal”
EQUIVALENTES DEL EFECTIVO:
Son aquellas inversiones con vencimientos originales de no más de tres meses que tiene una alta liquidez, (que pueden convertirse en efectivo rápidamente). Como certificados financieros, cuentas de ahorros, etc.
CONTROL INTERNO DE LAS OPERACIONES
DEFINICION:
Es un Conjunto de métodos y formas seguido por una compañía para proteger sus activos del robo, del mal uso, además para evitar que indebidamente se incurra al pasivo, para asegurar la exactitud y confiabilidad de todas las informaciones financieras y de operaciones y para evitar la eficiencia y el apego a las políticas establecidas.
La confiabilidad del sistema contable descansa sobre el control interno, por eso su importancia.
Mantener la estructura del control interno es responsabilidad de la gerencia la cual debe realizar estimaciones necesarias para asegurarse de los beneficios esperados por la implantación de estos procedimientos de control.
LOS OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO:
1 Custodia de los Activos
2 Captura y Proceso de la Información en forma completa y exacta
3 La correcta conclusión del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía
Los dos primeros se sub-dividen en objetivos específicos de control que son:
OBJETIVO DE INTEGRIDAD:
Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el período al cual corresponden.
1) OBJETIVO DE EXISTENCIA:
Permiten asegurar que solo se registren operaciones que solo afecten la entidad.
2) OBJETIVO DE EXACTITUD:
Permite que las operaciones se registren por el valor que realmente representan.
3) OBJETIVO DE AUTORIZACCION:
Debe establecer límites al inicio continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.
4) OBJETIVO DE CUSTODIA:
Se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa.
CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO:
1) Control interno administrativo:
Se refiere a todas aquellas actividades que no pueden considerarse como de naturaleza financiera, como por ejemplo: políticas que se refieran al trabajo de los agentes vendedores como sus viajes, número de visita a sus clientes, orden de compra o pedido recibido, política relativas a crédito.
2) Control interno financiero:
Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionados principalmente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como: los sistemas de autorización y aprobación, segregación de las tareas relativas a la anotación de registros e informes contables, de aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los activos, los controles físicos sobre los activos y la auditoria interna.
MEDIOS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO:
1 Ambiente de Control
Este fija el tono de la organización al influir en la concienciación de personal de control. Los factores del ambiente de control incluyen:
1) Integridad y valores éticos:
La gerencia debe establecer normas de conducta y de ética que desestimen a los empleados a dedicarse a actos.
2) Compromiso de ser competentes:
Los empleados deben poseer destrezas y el conocimiento esenciales para el desempeño en su trabajo. La gerencia debe de encargarse de controlar empleados con niveles apropiados de educación y experiencia y proporcionarles supervisión y capacitación adecuada.
3) Junta directiva o comité de auditoria:
Debe estar compuesto de directores externos que no sean empleados del nivel de la organización. Este permite o autoriza al comité de auditoria para que sea efectivo en la vigilancia de la calidad de los informes financieros de la organización y para disuadir a la gerencia de ignorar los controles e incurrir en fraude.
4) Estructura organizacional:
La estructura organizacional debe estar bien diseñada que proporcione una buena base para la planificación, la dirección y las operaciones de control, ya que aquí se dividen las responsabilidades y los deberes entre los miembros de la organización.
5) Asignación de autoridad y responsabilidad:
La gerencia debe desarrollar descripciones del trabajo de los empleados y define claramente la autoridad y la responsabilidad dentro de la organización.
6) Políticas y practica de los recursos humanos:
Las características del personal de la organización afecta la efectividad del control interno. La gerencia debe tener ciertas políticas o prácticas para contratar, orientar, capacitar, evaluar. Aconsejar, promover y compensar a los empleados, ya que estos tienen un efecto significativo sobre la efectividad del ambiente de control.
EVALUACIÓN DE RIESGO:
La gerencia debe identificar y analizar cuidadosamente los factores que afectan el riesgos de los objetivos de la organización no sean alcanzados y luego manejar esos riesgos.
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Y DE COMUNICACIÓN:
Consiste en los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonio relacionados.
ACTIVIDADES DE CONTROL:
Son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia se llevan a cabo. Dentro de estas tenemos:
1 Revisiones de desempeño
2 Procesamiento de la información
3 Controles físicos
4 Separación de funciones
MONITOREO:
Es un proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para determinar si éste está operando en la forma adecuada y si es necesario hacer modificaciones. Esto se puede lograr realizando actividades permanentes (supervisión, monitoreo continuo de quejas de clientes o la revisión de la razonabilidad de los informes de la gerencia) o mediante evaluaciones separadas (como auditoria periódicas)
CONTROL INTERNO PARA LAS AREAS DE CONTABILIDAD:
Control interno de los activos:
Los activos son la empresa. Se definen como los bienes y derechos que ésta posee para hacer frente a sus obligaciones. El control interno a aplicar en las áreas de activos es tan importante y necesario como en las demás áreas, pero en ésta específicamente debe manejarse con sumo cuidado y en detalla, renglón por renglón.
Control Interno del efectivo en caja y bancos:
1 No permite que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin.
2 Separar el manejo del efectivo de su contabilización o registros.
3 Diariamente deberá controlar las cintas de las cajas registradoras comprando diariamente diversos totales con el depósito bancario y con el débito a la cuenta de caja registrado por contabilidad.
4 Deberá mantener el control a través de una numeración consecutiva en la factura de venta.
5 Deberá totalizar diariamente las facturas por ventas a crédito.
6 Deberá depositar diariamente las entradas de efectivo.
7 Contabilice las entradas de efectivo en forma oportuna.
8 Estimule a los clientes a obtener recibos y a observar los totales de la caja registradora.
- Todos los pagos deberán hacerse a través de cheques pre enumerados y llevando un control.
- Se deberá estampar el sello de pagado tanto en la factura de los proveedores como en las órdenes de compras correspondientes.
- Diariamente se deberá sumar los cheques emitidos y comparar dicho total como la cuenta de caja.
- Deberá mantener un fondo de caja chica para pagos menores por medio de vales autorizados.
- Hacer que se preparen las conciliaciones bancarias mensuales por empleados que no son responsables de la emisión de cheques o de la custodia del efectivo. La conciliación termina debe ser revisada rápidamente por un funcionario apropiado.
- Utilizar comprobantes pre numerados para autorizar los desembolsos de efectivo. (Totalizarlo al reponerlos).
- -El efectivo que ingrese a la empresa fuente de sus operaciones o cualquier pago, debe depositarse intacto el mismo día o en la mañana siguiente.
- El que deposita el dinero en el banco debe ser diferente de la persona que prepara los depósitos y quien lo registra.
- Todo el efectivo que entra a la empresa debe hacérsele un recibo de ingreso.
- Debe de realizarse un arqueo periódico o sorpresivo de caja chica.
- Los Desembolsos de caja chica se deben realizar con un comprobante y este deberá estar firmado por el beneficiario.
- Para la reposición de caja chica deben presentarse los recibos de efectivos faltantes.
1 La custodia y la contabilización de las inversiones deben estar separadas.
2 Los títulos o documentos por inversiones deben estar a nombre de la empresa.
3 La compra y venta deben estar debidamente autorizadas.
4 Deberá existir la mancomunidad de firmas para tener acceso a los documentos que soportan las inversiones.
5 Los ingresos procedentes de las inversiones deben cotejarse con la cantidad que debe recibirse.
6 La persona con acceso al efectivo no debe tener control sobre las inversiones.
Control Interno de las Cuentas por Cobrar:
Separación de funciones sobre las ventas a crédito, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:
1 La preparación o toma de pedido de venta.
2 Aprobación del crédito.
3 La entrega de la mercancía de la existencias.
4 Los despachos.
5 La facturación (pre numerado).
6 La verificación de la factura.
7 El manejo de cuenta control y libros de mayores de los clientes.
8 La aprobación de las devoluciones y rebajas en ventas.
9 La autorización de castigos de cuentas incobrables.
10 Periódicamente se le deberá enviar estados de cuenta a los clientes.
11 Comparar las facturas de ventas a crédito con los estados de cuenta que se le envía a los clientes.
Control interno del inventario:
1 Separar las funciones de compra de la cuenta custodiada de inventario.
2 Utilizar solicitud prenumeradas, orden de compra e informes de entrada y dar cuenta de la secuencia de documentos.
3 Autorizar transacciones de compras, conciliar facturas de compras con órdenes de compras o informes de entrada y verificar la precisión numérica de las facturas de compras.
4 Establecer un control de mayor general de inventario de materia prima, bienes en proceso y bienes terminados y conciliar periódicamente con los registros de producción.
5 Analizar variaciones de los costos estándares.
6 Utilizar registros permanentes para controlar los inventarios.
7 Utilizar procedimientos apropiados para la toma del inventario físico.
8 Que la mercancías que existe en inventario su cuenta, se valué con cuidado.
9 Que los inventarios se registren al costo.
Control Interno de Propiedad, Planta y Equipo:
1 Un mayor auxiliar que consista en el registro separado para cada unidad de propiedad.
2 Un sistema de autorizaciones que requieren de una aprobación ejecutiva de todas las adquisiciones de planta y equipo; bien sea mediante compra, arriendo o construcción.
3 Un procedimiento de presentación de informe que asegura una revelación pronta y un análisis de variaciones entre gastos autorizados y costos reales.
4 Una declaración escrita y autorizada sobre la política de la compañía, en la que se hace distinción entre los gastos de capital cargados a una cuenta de gastos.
5 Una política que exige que todas las compras de planta y equipo sean manejadas a través del departamento de compra, y sujeta a rutinas estándar de recibo, inspección y pago.
6 Inventario físico periódicos diseñados para verificar las existencias, ubicación y condición de toda la propiedad relacionadas en la cuenta y para revelar la existencia de cualquier unidad no registradas.
7 Un sistema de procedimiento para retiros; incluida una orden de trabajo de retiro, estableciendo las razones para el retiro y elevando las aprobaciones apropiadas.
8 Deben existir pólizas de seguro que cubra cualquier daño o robo que sufran los activos fijos.
Control Interno de los Pasivos:
1 Existirá adecuada segregación de funciones en cuanto a las compras, autorización, recepción, registro y pago de los pasivos por las compras de mercancía, por servicios recibidos u otro concepto.
2 Se compararán periódicamente los auxiliares con sus respectivas cuentas controles.
Control Internos de las Cuentas por Pagar:
1 Separación de funciones entre contabilidad y la preparación de los desembolsos de efectivo.
2 Quién firma los cheques debe revisar y conciliar los documentos de soporte.
3 Asociar las facturas con los documentos de entrada antes de autorizar los desembolsos.
4 El empleado que firma los cheques debe marcar con el sello de “pagado” o perforar el comprobante y documentos de soporte.
5 Realizar un cruce o verificación mensual de los registros detallados de las cuentas (o comprobantes) por pagar con la cuenta de control del mayor general.
Retenciones y Acumulaciones por Pagar:
1 Se cumplirá con las leyes establecidas como el pago de retenciones ISR, Seguro Social, ITBIS e INFOTEP.
2 No se incurrirá en pasivos sin una autorización aprobada.
3 Se cumplirá con las disposiciones legales en los contratos respecto al pago de intereses, depósitos para tomar parte en licitaciones y pago de capital.
4 Al final del período se precisará con claridad que pasivos corresponden al periodo actual y cuáles pertenecen al ejercicio siguiente.
5 Cuando se cancelan los documentos por pagar se conservará de manera adecuada todos los documentos pagados.
Pasivos a Largo Plazo:
Para que exista un buen control de estos pasivos debe cumplirse lo siguiente:
1 Que exista un adecuado control sobre las obligaciones controladas y que las mismas hayan sido autorizadas por la Asamblea y el Consejo de Administración.
2 Que exista un adecuado control que determine la autenticidad del pago por autorización de capital y los intereses correspondientes.
3 Que exista una adecuada segregación de funciones en cuanto a la amortización, custodia, registro y pago de los documentos.
4 Que existan controles adecuados para el cálculo de los intereses y que se establezcan procedimientos para evitar cargos por moras.
Control Interno Capital:
1 La autorización apropiada de las transacciones por parte de la junta directiva y los altos ejecutivos corporativos.
2 La división de funciones en el manejo de estas transacciones (preferiblemente uso de agentes independientes).
3 El mantenimiento de los registros adecuados.
4 La certificación de acciones estará prenumerada de imprenta.
5 Que los certificados de acciones cancelados sean anulados.
Control Interno de Ingresos:
El control interno de esta área está íntimamente relacionado con las operaciones realizadas, así como el control interno aplicado a las cuentas por cobrar e inventario. Tomando en cuenta el punto anterior, los controles internos a seguir son:
1 Debe existir una adecuada segregación de funciones entre los encargados de tomar el pedido, quien lo autoriza, quien lo cobra y lo contabiliza.
2 Existirá una política preestablecida de descuentos y devoluciones.
3 Las facturas deben estar prenumeradas y firmadas por personas autorizadas.
4 Se preparará una relación de todos los ingresos por ventas recibidos en caja, las cuales deben coincidir con las ventas al contado del día.
Control Interno de Costo de Producción:
El costo de producción está compuesto por el material directo e indirecto, mano de obra directa e indirecta y los otros costos indirectos de fabricación.
Estas áreas necesitan de un control eficiente para el buen funcionamiento de las mismas.
Materiales directos e indirectos conforman un área muy delicada porque puede verse afectado por el hurto de quienes 1 manejan, para impedir situaciones semejantes no deseadas, e recomendable lo siguiente:
1 Emitir requisiciones prenumeradas cuando se quiera o se necesite de su uso para los fines acordados.
2 Llevar reporte de materiales consumidos en una orden independiente, tanto producción como almacén, para determinar e costo de la misma.
3 Devolución de los materiales no utilizados en la producción y solicitados en la requisición.
4 Las compras de materiales deben realizarse mediante orden de compra prenumeradas y firmadas por el encargado y revisada por el representante.
5 Al recibir o despachar materiales debe estar firmada por el encargado y mediante un informe declarar la cantidad recibida.
6 Al ser recibida la mercancía y dispuesta para ser pagada se debe anexar la orden de compra, el informe de recepción y la factura original con el sello de pagada
Control Interno Mano de Obra Directa e Indirecta:
Es la intervención del recurso humano en la elaboración de un producto. Esta asignación puede ser directa e indirecta.
Los controles que se pueden presentar en esta área son los siguientes:
1 Percatarse de una buena selección, capacitación.
2 Colocación efectiva de trabajador
3 Puesto.
4 Forma de evaluar la eficiencia operacional.
5 Rendimiento máximo, eliminación de ocio.
6 Planificación de tareas.
7 Pago a personas única y exclusivamente perteneciente a la empresa.
8 Ofrecer al empleado la seguridad y privilegio establecidas por as leyes laborales.
9 Elaboración de formularios de pago (nómina).
10 Control de rotación de empleado.
11 Sueldo establecido de manera fija.
12 El tiempo dentro del área de trabajo.
13 Tarjeta de entrada y salida.
14 Segregación de funciones entre el pago y registro. Los pagos deben estar autorizados por el funcionario a cargo y debe existir una cuenta de nómina individual para lograr un eficiente control en el caso de que existan pagos no reclamados.
Otros Costos Indirectos de Fabricación:
Son todos aquellos costos que no intervienen de manera directa en el proceso productivo.
Estos costos son incurridos a lo largo de la producción y al final son prorrateados de acuerdo a la base de aplicación acordada.
Para un mejor funcionamiento de los gastos indirectos de fabricación podemos establecer los siguientes controles:
1 Que se elaboren presupuestos en la producción.
2 Que se verifiquen los cálculos aplicados a la producción.
3 Que se compare la carga fabril real con la carga fabril aplicada al final de la producción.
4 Que la aplicación de la carga fabril sea considerada en base i, métodos creados según las necesidades de la empresa y controlar que la diferencia entre la carga fabril aplicada y la presupuestada no vaya cada vez en aumento.
Control Interno de Gastos:
Son las erogaciones o desembolsos, realizados por la empresa para generar sus ingresos. El control a seguir con estas cuentas debe ser:
1 Establecer niveles de jerarquía necesaria para la autorización de las erogaciones por concepto de gastos.
2 Compararse periódicamente los gastos presupuestados con los reales para determinar desviaciones y por corregirlos.
3 Existir segregación de funciones en cuentas al registro y pago de gastos.
Control Interno de la Nómina:
1 División del trabajo de nómina entre los diversos departamentos de la compañía.
2 Contratación de personal por recursos humanos.
3 Control de tiempo por un supervisor.
4 Preparar y contabilizar la nómina por el departamento de
5 Nómina y no por la persona que contrata y la que lleva el control de tiempo.
6 La distribución de cheques debe ser una labor del pagador, un individuo que no realiza otra actividad relacionada con nómina.
7 Se hará una notificación cuando una persona es despedida y estará aprobada por una persona autorizada.
8 Los pagos se realizaran por medio de cheques.
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